Lees hierbeneden de antwoorden n.a.v. onze extra aanvullende vragen die wij hebben ingediend n.a.v. van onze motie "intensivering digitaal werken"
Beantwoording vragen n.a.v. motie intensivering digitaal werken
Geachte heer Hoenen,
Hierbij ontvangt u de beantwoording van de vragen die u gesteld heeft naar aanleiding van de brief van 26 april 2013, waarin wordt ingegaan op de motie voor het intensiveren van digitaal werken.
1. Bent u bereid het ambtenarenapparaat zo aan te sturen dat dubbelzijdig afdrukken een standaard zal worden i.p.v. een uitzondering?
De printers van de gemeente Eijsden-Margraten worden dusdanig ingesteld dat interne documenten standaard dubbelzijdig worden geprint. Daarnaast worden ook de sjablonen voor bijvoorbeeld college- en raadsvoorstellen, interne notities en rapporten zo ingesteld dat deze standaard dubbelzijdig worden afgedrukt. Hoewel de techniek hierin sturend kan werken, is het volledig technisch afdwingen van dubbelzijdig printen praktisch onhaalbaar. Hierdoor wordt reeds geruime tijd een actief beleid gevoerd om medewerkers te wijzen op een verantwoord printgedrag.
2. Waarom ontvangen wij, de gemeenteraad, de meeste informatie (m.u.v. de post van de griffie) nog steeds per post? Denk hierbij aan bevestiging artikel 42 vragen, uitnodigingen voor feesten, herdenkingen, brieven over de fractievergoedingen etc. O.a. het bestuurssecretariaat lijkt een sterke voorkeur te hebben voor gebruik van papier en postverzending, andere afdelingen schuwen de email echter ook nogal eens.
Er zijn diverse kanalen mogelijk voor het versturen van informatie. Hierbij heeft het digitale kanaal de voorkeur. Per geval zal wel worden bekeken welk kanaal het meest efficiënt is en de minste kosten met zich meebrengt. In sommige gevallen blijkt dat het uitsplitsen van poststromen naar zowel een analoog, als naar een digitaal kanaal veel extra werk met zich kan meebrengen. Hierdoor kan de winst van het digitaal verzenden van informatie niet in verhouding staan met de extra werkzaamheden en kosten. Zo heeft de gemeenteraad onlangs een viertal mailings analoog ontvangen. Het adressenbestand waar deze mailings naartoe zijn gestuurd was in veel gevallen zeer omvangrijk (vele honderden adressen). Het uitfilteren van een beperkt aantal adressen is dan inefficiënt en kostbaar. Hierdoor is er voor gekozen om deze mailings via een uniform kanaal te versturen. Daarnaast bevatten de meeste van dergelijke mailings antwoordkaarten. Het uitsplitsen van digitale en analoge antwoordkaarten is eveneens zeer bewerkelijk.
Uitgangspunt blijft echter dat de digitale weg de voorkeur geniet ten opzichte van analoge verzending. Zeker wanneer dit tot efficiencywinst en lagere kosten leidt. Er zal dan ook getracht worden om de verzending van stukken naar bekende adressen (bijvoorbeeld raadsleden) via de digitale weg te laten verlopen.
3. In hoeverre maakt de gemeente gebruik van E-mail in de beantwoording en verzending aan inwoners van vragen en mededelingen? Het gaat hier om het gebruik maken van E-mail i.p.v. post daar waar mogelijk en wettelijk toegestaan. B.v. ontvangstbevestigingen, mededelingen over werkzaamheden etc.
Aanvragen die nu reeds digitaal bij de gemeente binnenkomen ontvangen automatisch een ontvangstbevestiging per e-mail. Hierbij kan gedacht worden aan aanvragen via ons digitale loket en aan vragen / verzoeken die binnenkomen via ons centrale e-mail adres info@eijsden-margraten.nl. Voor sommige externe adresbestanden zoals verenigingen, organisaties, etc. is het mogelijk om een email-adressenbestand op te bouwen. Met name informatieve mailings worden nu reeds per e-mail verzonden. Een voorbeeld hiervan vormt de wekelijkse gemeentelijke publicatie, die per e-mail naar (aangemelde) burgers wordt toegestuurd.
Een e-mail adres is echter een relatief onbetrouwbaar gegeven, daar de gemeente geen zicht heeft op de actualiteit en relevantie van het e-mail adres. Hierdoor is e-mail in veel gevallen minder geschikt voor formele correspondentie. Dit in tegenstelling tot persoons- en adresgegevens, die via de landelijke basisregistraties continu worden geactualiseerd. Overigens treft de gemeente momenteel voorbereidingen voor de ontwikkeling van een persoonlijke Internetpagina. Zodra deze is gerealiseerd worden mededelingen over werkzaamheden, statusinformatie en digitale documenten digitaal beschikbaar gesteld op deze persoonsgebonden pagina.
Mocht u naar aanleiding van deze brief vragen hebben, dan vernemen wij dat graag van u.
Burgemeester en Wethouders van Eijsden-Margraten.